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新しい職場で電話が鳴っても、取引先の名前も社内の人の名前もまだ分からず、出るのをためらってしまう。転職したばかりの頃には、よくあることです。
電話対応は、最初に職場の決まりを確かめるだけで、かなり楽になります。名乗り方、取り次ぎ先、伝言の残し方を先に聞いておき、受け方の型を一つ決めておくのが近道。
会社の電話に出るのが怖い…名前も覚えていないのに
この記事でわかること
- 電話が不安になる理由
- 最初に確かめておくこと
- 受け方と取り次ぎの例文
- 伝言の残し方と慣れるコツ
転職先の電話対応は、名乗り方・取り次ぎ先・伝言の残し方を先に確かめれば、ほとんどの場面に対応できます。聞き取れないときは、聞き直して構いません。
最初は取り次ぎだけできれば十分です。
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転職先の電話対応が不安になる理由
前の職場で電話に出ていた人でも、転職先では不安を感じることがあります。会社の名乗り方や、よく電話をかけてくる取引先、社内の人の名前が、まだ分からないからです。
つまり、不安の正体は電話そのものより、職場の情報がまだ頭に入っていないことにあります。情報を先に集めておけば、電話の不安はかなり小さくなります。
最初に確かめておくこと
電話に出る前に、次のことを上司や先輩に聞いておきましょう。職場によって決まりが違うので、前の職場のやり方をそのまま使うのは避けます。
| 確かめること | 理由 |
|---|---|
| 電話に出たときの名乗り方 | 会社名だけか、部署名まで言うかが職場で違うため |
| よくある用件と取り次ぎ先 | 誰に回せばよいか迷わないため |
| 担当者が不在のときの対応 | 折り返しか、伝言か、別の人に回すかを決めるため |
| 伝言の残し方 | メモかチャットかで、伝え漏れを防ぐため |
社内の人の名前と担当は、座席表や組織図を見ながら覚えると早く頭に入ります。よく名前が出る人から順に覚えていきましょう。
電話の受け方と取り次ぎ方の例文
電話を受けたら、名乗る・相手を確かめる・取り次ぐ、の順に進めます。言い回しを決めておくと、緊張していても言葉が出やすくなります。
例文
受けたとき：お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の△△でございます。
相手を確かめる：□□株式会社の◇◇様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。
取り次ぐ：××でございますね。少々お待ちくださいませ。
取り次ぐときは、保留にしてから担当者に「□□株式会社の◇◇様からお電話です」と、相手の会社名と名前を伝えます。用件を聞いていれば、それも一言添えましょう。
電話対応に慣れるまでの時間は人それぞれで、焦る必要はありません。
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相手の名前や用件が聞き取れなかったとき
電話では、相手の会社名や名前が聞き取りにくいことがよくあります。分からないまま取り次ぐと、担当者が困ってしまいます。
聞き取れなかったときは、「恐れ入ります、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と聞き直しましょう。漢字が分からない名前は、「どのような字をお書きしますか」と聞いても失礼にはなりません。
不在の人への伝言の残し方
担当者が席を外しているときは、相手の希望を聞き、折り返しか伝言かを決めます。伝言を残すときは、次の項目をメモにまとめます。
- 電話を受けた日時
- 相手の会社名・名前・連絡先
- 用件と、折り返しの希望の有無
- 電話を受けた人の名前
伝言を口頭だけで伝えると、忙しい担当者が忘れてしまうことがあります。メモやチャットで形に残すのが確実です。伝え方の基本は転職先での報連相のコツでまとめています。
電話対応に早く慣れるコツ
電話に早く慣れるには、先輩が電話を受けているときの言い回しを聞いて、よく使う表現をメモしておくのが近道です。よくかかってくる取引先の名前を一覧にしておくのも役立ちます。
覚えることが多くて焦るときは転職先で仕事を覚えられないと感じたら、職場の人に話しかけにくいときは転職先に馴染めないと感じたらも参考にしてください。
電話対応は、職場の人や取引先の名前を覚える機会にもなります。最初から完璧を目指さず、取り次ぎができれば十分と考えましょう。
転職先の電話対応についてよくある質問
入社してすぐでも、電話に出るべきですか？
職場によって考え方が違います。最初のうちは出なくてよいとされることもあるので、出るべきかどうかを上司や先輩に確かめましょう。出るように言われたら、取り次ぎから始めれば十分です。
相手の会社名や名前を聞き返すのは失礼ですか？
失礼ではありません。間違えたまま取り次ぐほうが、相手にも社内にも迷惑がかかります。「恐れ入ります、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と丁寧に聞き直しましょう。
電話対応がどうしても苦手です。慣れますか？
多くの場合、よくかかってくる相手と用件が分かってくると、少しずつ慣れていきます。先輩の電話の受け方を聞いて、よく使う言い回しをメモしておくと早く慣れます。
まとめ｜電話は職場の決まりを先に確かめる
転職先の電話対応は、名乗り方・取り次ぎ先・伝言の残し方を先に確かめれば、ほとんどの場面に対応できます。聞き取れないときは聞き直し、伝言はメモやチャットで形に残しましょう。
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