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転職先から「在職証明書を出してください」と言われた。辞めた会社に連絡するのは、なんとなく気が重い。
退職後であれば、前職には交付する義務があります。労働基準法22条が定めています。
在籍が1年でも2年でも、扱いは変わりません。頼み方さえ整っていれば、多くは1週間ほどで受け取れます。
たった1年で辞めた会社に、今さら書類をお願いするのが気まずくて…
この記事でわかること
- 在職証明書が何を証明する書類なのか
- 退職後と在職中で「頼める強さ」が変わる理由
- 誰に・どう頼むかの3ステップ
- そのまま使える依頼メールの例文2パターン
- 断られた・返事が来ないときの代わりの手
- 退職から何年たつと発行できなくなるか
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在職証明書とは、その会社にいつからいつまで、どんな立場で在籍していたかを会社が証明する書類です。
退職後に請求した場合、前職には遅滞なく交付する義務があります（労働基準法22条1項）。
さらに、あなたが請求していない事項を書くことは禁じられています。退職理由を勝手に書かれる心配はありません。
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在職証明書とは？転職先が提出を求める3つの理由
在職証明書は、前職にいつからいつまで在籍していたかを、会社の名前で証明する書類です。
転職先が求める理由は、主に次の3つです。
- 履歴書や職務経歴書に書いた在籍期間が事実かを確かめる
- 社会保険や雇用保険の手続きで使う日付を確かめる
- 前職での職種や立場が、採用時の想定と合っているかを見る
呼び名は会社によって違います。在籍証明書、就業証明書、職歴証明書と書かれていることもあります。
中身はほぼ同じです。指定の用紙が届いているなら、それを前職に渡すのが早道です。
第二新卒の方は、在籍期間の短さを気にしがちです。
ですが転職先は職務経歴書の時点で在籍期間を知っています。証明書で初めて短さが伝わるわけではありません。
図は上から順に進むと思って見てください。
図1｜在職証明書を受け取るまでの4ステップ
※ 早ければ3営業日ほどで終わります。
前職に交付義務はあるのか｜労働基準法22条の読み方
退職後に請求したときは、前職に交付する義務があります。労働基準法22条1項が定めています。
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない
労働基準法 第22条第1項
ここで大事なのは、義務の対象が「退職の場合」に限られていることです。
まだ在職中の会社に頼むときは、この条文は使えません。あくまでお願いベースになります。
もうひとつ知っておきたいのが、同じ22条の3項です。
請求していない事項を書いてはいけないと定められています。退職理由を書いてほしくなければ、請求する事項に入れなければよいということです。
| 在職中の会社に頼む | 退職した会社に頼む | |
|---|---|---|
| 根拠 | 法律上の義務はない | 労働基準法22条1項 |
| 会社の対応 | 任意。断られることもある | 遅滞なく交付する義務 |
| 書いてもらえる範囲 | 会社の判断による | 請求した事項のみ（22条3項） |
| 頼む相手 | 人事・総務 | 人事・総務 |
| 受け取りの目安 | 1週間前後 | 1週間前後 |
退職後のほうが、むしろ頼みやすい書類です。
在職証明書のやり取りは自分で進める必要がありますが、次の職場探しまでひとりで抱える必要はありません。
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誰に、いつ、どう頼むか｜3つのステップ
順番を間違えると、やり直しになります。先に転職先へ聞いてから前職に連絡してください。
この章で分かること
- まず転職先に「様式」と「期限」を聞く
- 前職の窓口は人事か総務。元上司ではない
- 依頼は文字で残す
まず転職先に「様式」と「期限」を聞く
会社によっては指定の用紙があります。自由書式でよいのか、いつまでに必要かを先に確認します。
前職の窓口は人事か総務。元上司ではない
在職証明書の発行は事務手続きです。配属先の上司ではなく、人事または総務が担当します。
連絡先が分からないときは、代表番号にかけて「退職者ですが在職証明書の発行をお願いしたい」と伝えれば回してもらえます。
元の上司に連絡したくないのですが、それでも大丈夫ですか。
大丈夫です。人事や総務が処理する事務なので、上司を通す必要はありません。
依頼は文字で残す
電話だけで済ませると、記載事項の行き違いが起きます。メールで送り、必要な項目を箇条書きにしてください。
退職時に受け取る書類はほかにもあります。何を返して何をもらうかは最終出社日にやることのチェックリストで先に確認しておくと、連絡を1回にまとめられます。
そのまま使える依頼メールの例文
件名で用件が分かるようにしておくと、担当者が処理を判断しやすくなります。
退職した会社に送る場合
- 件名：在職証明書の発行のお願い（2024年3月退職・山田太郎）
- 宛先：人事部ご担当者様
- 本文：在職中は大変お世話になりました。このたび転職先より在職証明書の提出を求められております。
- 記載をお願いしたい事項：氏名・在籍期間・所属部署・職種
- 期限：◯月◯日までにお受け取りできますと助かります。
- 受け取り方法：郵送（住所を記載）またはデータでの送付を希望します。
退職理由を書いてほしくない場合は、記載をお願いする事項に入れなければ足ります。
在職中の会社に頼む場合
在職中は法律上の義務がないぶん、用途を添えると通りやすくなります。
- 件名：在職証明書の発行についてのご相談
- 本文：私用の手続きで在職証明書の提出を求められております。
- 用途：保育園の申請、賃貸契約など、差し支えない範囲で書く
- 期限と、指定様式があればその旨を添える
転職活動中であることを伝える必要はありません。用途は「私用の手続き」で通ります。
断られた・返事が来ないときの3つの手
返事が来ない原因の多くは、担当者に届いていないことです。まず届け先を疑ってください。
図2｜まず試すことと、それでも出ないとき
まず試すこと
- 代表番号にかけ、担当部署につないでもらう
- 退職時の書類に載っていた窓口へ送り直す
- 期限を明記して再送する
それでも出ないとき
- 転職先に事情を伝え、代わりの書類でよいか聞く
- 雇用保険被保険者証や源泉徴収票で代用できる場合がある
- 退職後の請求を拒まれたなら労働基準監督署に相談する
※ 退職後の請求を断ることは、労働基準法22条1項に反します。
転職先に「まだ届きません」と伝えるのは、悪印象にはなりません。黙って期限を過ぎるほうが困らせます。
在職証明書のほかにどんな書類が要るかは、転職に必要な書類チェックリストにまとめています。あわせて確認しておくと、前職への連絡を1回で終えられます。
保証人が必要な身元保証書の頼み方は、身元保証書とは？で解説しています。
退職から何年たつと発行できなくなるのか
目安は3年です。会社に記録が残っていないと、証明書は作れません。
労働基準法109条は、労働者名簿や賃金台帳を5年間保存するよう会社に義務づけています。
ただし経過措置があり、当分の間は3年とされています。つまり3年を過ぎると、記録が処分されている可能性があります。
第二新卒の転職で問題になることはまずありません。それでも早めに動くほうが確実です。
補足
- 入社日までに何をいつ済ませるかは内定承諾から入社日までの時期別チェックリストで整理できます
間違えやすい4つの書類の見分け方
名前が似ているので、出す人と使う場面で区別してください。
| 書類 | 出すのは誰か | 使う場面 |
|---|---|---|
| 在職証明書 | 前職または現職の会社 | 転職先への提出、保育園の申請、賃貸契約 |
| 退職証明書 | 前職の会社 | 退職した事実と時期を示す |
| 離職票 | ハローワーク（会社経由） | 失業給付の手続き |
| 雇用保険被保険者証 | 前職から返却される | 転職先での雇用保険の手続き |
転職先が「在籍を確認したい」だけなら、在職証明書か退職証明書のどちらかで足ります。
よくある質問
在職証明書の発行に手数料はかかりますか
ほとんどの会社は無料です。郵送を頼む場合に切手代を求められることがある程度です。
書式は自分で用意してもいいですか
問題ありません。転職先の指定様式があればそれを、なければ会社の様式で作ってもらえます。
在籍が1年未満でも発行してもらえますか
発行されます。期間の長さは交付義務に関係ありません。1か月の在籍でも同じです。
提出しないとどうなりますか
入社手続きが止まります。間に合わないと分かった時点で、転職先に事情と見込みを伝えてください。
法律で決まっているなら、気まずさは考えなくていいですね。
まとめ｜退職後なら、遠慮せずに請求してよい書類です
在職証明書は、あなたの在籍を会社が証明する書類です。転職先は在籍期間と立場を確かめるために使います。
退職後の請求には交付義務があり、請求していない事項は書かれません。気まずさを理由に遅らせる必要はありません。
- まず転職先に様式と期限を聞く
- 前職の人事か総務に、メールで依頼する
- 記載してほしい事項を箇条書きで伝える
- 返事が来なければ、代表番号にかけ直す
今日できるのは、転職先に「指定の様式はありますか」と一言送ることです。ここが決まらないと先に進みません。
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