履歴書の添え状は必要？第二新卒が郵送とメールで使える例文

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履歴書を封筒に入れようとして、「これだけでいいのだろうか」と手が止まったことはありませんか。新卒のときは学校が用意してくれた手順があっても、転職では自分で判断することになります。

結論から言うと、郵送で送るなら添え状は付けます。一方で、面接に持参して手渡しする場合は不要です。メールで送る場合は、メール本文が添え状の役割を果たします。

転職で添え状は必要なのか

郵送する場合は必要です。応募書類を郵送するときに送付状を同封するのはビジネス文書の基本的な作法で、採用担当者が封筒を開けて最初に目にする紙になります。

逆に面接に持参して手渡しするときは不要です。目の前で「本日はよろしくお願いします」と言えるので、同じ内容の紙を添える意味がありません。メールで送る場合も、メールの本文がそのまま挨拶の役割を持ちます。

送り方ごとの扱いは応募書類をメールで送るときの書き方とあわせて確認しておくと、どの経路でも迷わなくなります。

添え状は何のために付けるのか

役割は2つあります。挨拶と、中身の目録です。

1つ目は挨拶です。名前も知らない相手にいきなり書類だけが届くより、一言添えてあるほうが受け取り手の心証は変わります。2つ目が実務的で、「誰が」「何を」「何枚」送ったのかを一目で伝えます。書類が複数枚に分かれていても、担当者は添え状を見れば揃っているか確認できます。

添え状に入れる6つの要素

盛り込む内容は決まっています。この6つが揃っていれば体裁として十分です。

※ 表は横にスクロールできます

志望動機を長々と書くのは逆効果です。詳しくは職務経歴書に書いてあるはずなので、添え状で繰り返すと「同じことが二度書いてある人」という印象になります。

書類の体裁で迷う時間が長いなら、第三者に一度見てもらうほうが早く片づきます。応募先ごとの温度感も含めて、SaaS職種に強いエージェントに書類を見てもらうのも一つの手です。

そのまま使える例文｜郵送する場合

下の型に自分の情報を入れれば、そのまま印刷して使えます。四角い枠の中がA4用紙1枚に収まる分量です。

志望の理由に触れているのは1文だけです。添え状で伝えるのは「応募します」という事実であって、熱意ではありません。

そのまま使える例文｜メールで送る場合

メールでは別紙を付けず、本文がそのまま添え状の代わりになります。件名と本文を次の形にします。

拝啓や敬具はメールでは使いません。紙の形式をそのまま持ち込むと、かえって読みにくくなります。

手書きか印刷か｜用紙とサイズ

印刷で構いません。送付状はビジネス文書なので、パソコンで作成するのが一般的です。手書きでなければ失礼にあたる、ということはありません。

用紙は履歴書と同じA4サイズで、必ず1枚に収めます。書類の一番上に添え状を置き、その下に履歴書、職務経歴書の順で重ねて封筒に入れます。折るときは書類全体をまとめて三つ折りにするか、A4が入る封筒でそのまま送ります。

やりがちな3つの失敗

添え状で減点されることは多くありませんが、次の3つは目につきます。

• 宛名の敬称が重なる：「人事部御中　採用担当者様」は二重敬称です。どちらか一方にします
• 枚数が実物と合っていない：職務経歴書を2枚送ったのに「1枚」と書くと、事務が止まります
• 日付が古いまま：使い回しの跡が残ります。投函日に必ず直します

いずれも中身ではなく確認の問題です。印刷したあとに封筒へ入れる前、この3点だけ見直します。書類そのものの通過率については書類選考が通らないときに見直す点のほうが影響が大きいので、添え状に時間をかけすぎないようにします。

よくある質問

添え状をめぐって迷いやすい点をまとめました。

Q1. 添え状を入れ忘れました。連絡すべきですか？
A. 不要です。添え状の有無だけで選考が止まることはありません。次の応募から入れれば十分です。

Q2. 応募先の担当者名が分かりません。
A. 部署名までにして「御中」を使います。無理に「ご担当者様」と個人宛にする必要はありません。

Q3. エージェント経由でもう1通必要ですか？
A. 企業へ直接郵送する場合のみ必要です。担当者に書類を渡す段階では、メールの本文で足ります。

まとめ｜添え状は事務を助ける紙です

添え状は熱意を測る書類ではなく、受け取る側の手間を減らすための紙です。型どおりに作れば、それ以上に凝る必要はありません。

次に郵送する応募先が決まったら、上の例文をそのまま開いて名前だけ差し替えてください。5分で終わります。