第二新卒必見！未経験から「総務」へ転職する方法

こんにちは！
第二新卒に特化した転職情報サイトを運営している、「あさ」と申します！

いきなりですが、総務と聞いてどのようなイメージを浮かべますか？
「単なる会社の雑用係？」
「そもそも何をしてるイメージがない？」

さて、そんな総務職についてですが、
この記事を見ていただければ、以下のことが分かります。

それぞれ詳しく深堀っていきますので、
ぜひ最後までご覧ください！

総務職の業務内容

まずは、総務職の業務内容についてです。

総務職は、しばしば「雑務」と誤解されがちですが、その実態は企業運営における中核的な役割を担う、極めて多面的な職種です。
総務の根本的な役割は、
「会社運営を円滑にすること」と「従業員が働きやすい環境を整備・管理すること」です。
主要な業務は以下の通りです。

• 備品・施設管理
  文房具やコピー用紙などの消耗品、パソコン、電話、デスク、椅子といったあらゆる「物」の管理から、オフィスレイアウトの変更、清掃業者の手配、照明や空調の調節・整備、防災設備管理まで多岐にわたります。
  【具体例】
  社員が快適に仕事できるよう、壊れた椅子の修理を手配したり、不足しているコピー用紙を補充する。  
• 文書・契約管理：
  稟議書や契約書、会議資料などの重要文書の作成・管理を行います。法律で保管期間が定められている書類もあり、適切に管理することが求められます。
  法務部がない企業では、契約書の確認なども総務の役割となることがあります。
  【具体例】
  新しい取引先との契約書を適切に管理し、法律で定められた期間保管する。  
• 社内行事の企画・運営
  入社式や社員総会、忘年会、社員旅行など、会社が行う行事の企画、予算作成、会場手配、社員への告知、出欠管理などが主な仕事内容です。
  【具体例】
  新入社員が会社にスムーズに馴染めるよう、入社式の企画・運営を通じて歓迎ムードを演出します。  
• 従業員サポート・環境整備
  代表電話やメール、来客対応の一次対応、福利厚生業務、社内規定・ルールの整備、慶弔対応、郵便物の仕分けなど、社員が気持ちよく働ける環境を整えるための幅広いサポートを行います。
  【具体例】
  社員からの福利厚生に関する問い合わせに対応したり、社内報の発行を通じて社員間のコミュニケーションを活性化させる。  
• 経営サポート
  株主総会や取締役会の企画・運営、リスク管理（安全衛生、情報セキュリティ、コンプライアンス）、危機管理などが含まれます。
  【具体例】
  株主総会のシナリオ作成や必要書類の準備を通じて、会社の透明性と信頼性を高めることに貢献します。  

「戦略総務」とDX化の波

近年、総務職は単なる事務作業に留まらず、「戦略総務」として経営戦略と連動し、リスクマネジメントを通じて企業の存続を支える役割を担うようになっています。これは、総務が受動的な管理業務から能動的な経営貢献へとシフトしていることを示唆していると思います。

総務職ならではの「やりがい」

総務職の最大のやりがいは、「縁の下の力持ち」として社員が気持ちよくスムーズに仕事ができるようサポートし、その結果として会社全体が円滑に機能する喜びを実感できる点にあります。備品やオフィスの管理といった地道な仕事も、社員が生き生きと仕事ができるのは、総務が陰で支えているおかげです。  

また、社内イベントが大盛況に終わった時や、社員の不満を改善提案に繋げ、会社全体を巻き込んだ改革を起こせた時には、大きな達成感と貢献感を味わうことができます。総務は、社内のあらゆる部署をつなぐ役割を持つため、積極的に行動することで会社全体に変革をもたらす可能性を秘めています。  

総務職の主要業務をまとめた表は以下の通りです。

表1: 総務職の主要業務一覧

業務カテゴリ	具体的な業務内容
備品・施設管理	文房具・OA機器の発注・管理、オフィスのレイアウト変更・清掃手配、防災設備管理など
文書・契約管理	契約書・稟議書の作成・管理、法務関連業務（法務部がない場合）など
社内イベント企画・運営	入社式・社員総会・忘年会・社員旅行などの企画・運営、予算作成、会場手配、告知など
従業員サポート・環境整備	電話・メール・来客対応、福利厚生業務、社内規定・ルールの整備、慶弔対応、郵便物仕分けなど
経営サポート	株主総会・取締役会の企画・運営、安全衛生管理、情報セキュリティ、コンプライアンス、リスクマネジメントなど

未経験から総務へ転職するには

未経験から総務職を目指す際、企業が重視するスキルと資質を理解し、自身の強みを効果的にアピールすることが成功の鍵となります。未経験者向けの求人は全体の13.6%と決して多くはなく 、競争が激しい傾向にあるため 、「ポテンシャル」と「学習意欲」を具体的に示すことが極めて重要です。単に意欲があるだけでなく、過去の経験から総務職に活かせる「転用可能なスキル」を特定し、それを具体的なエピソードで裏付けることが採用を勝ち取る上で不可欠です。  

企業が求める人物像と必須スキル

総務職で成功するために不可欠なスキルと資質は多岐にわたります。

• コミュニケーション能力
  社内外の多様な関係者（経営陣から新入社員、取引先、官公庁まで）と円滑に意思疎通を図る能力は、総務職にとって極めて重要です。
  【具体例】
  代表電話の一次対応で明るく丁寧に応対し、相手の要件を正確に聞き取る傾聴力が求められます。
  また、退職を決定する経営陣と退職者の板挟みになるような状況下において、コミュニケーション能力は対人関係の摩擦を減らすことができます。  
• PCスキル
  WordやPowerPointの基本操作に加え、特にExcelの活用能力は必須です。備品管理や勤怠データ管理、給与計算などでExcelは頻繁に用いられます。
  【具体例】
  従業員ごとの残業時間をExcelのSUMIF関数で簡単に集計したり、VLOOKUP関数で従業員情報を効率的に検索したりするスキル。  
• マルチタスク能力と優先順位付け
  総務職は多岐にわたる業務を同時並行でこなし、緊急度や重要度に応じて優先順位をつけ、迅速に対応する能力が求められます。
  【具体例】
  来客対応中に別の部署から備品の発注依頼が入り、さらにコピー機が故障したといった複数のタスクが同時に発生しても、冷静に状況を判断し、効率的に処理を進める力が求められます。  
• 問題解決能力と柔軟性
  予期せぬトラブルや突発的な業務変更にも冷静に対応し、適切な解決策を考え出す力も重要です。  
• サポート精神と協調性
  「縁の下の力持ち」として社員を支えることに喜びを感じ、チームワークを大切にする姿勢は総務職に不可欠です。  
• 細かい作業への注意力と正確性
  文書作成やデータ管理においてミスなく正確に業務を遂行する重要性は高く、特に給与計算や年末調整など、従業員の生活に直結する業務では高い正確性が求められます。  
• 学習意欲と成長意欲
  未経験だからこそ、新しい知識やスキルを積極的に学び、自己成長を通じて会社に貢献しようとする意欲が評価されます。  

未経験者がアピールすべき総務職スキル・資質をまとめた表は以下の通りです。

表2：
未経験者がアピールすべき総務職スキル・資質

スキル・資質	具体的な内容・アピール例
コミュニケーション能力	傾聴力、分かりやすく伝える力。 例：コールセンターでの顧客対応経験、チーム内での調整役経験
PCスキル	Word/PowerPointの基本操作、ExcelのSUM/VLOOKUP/SUMIF関数によるデータ集計・管理能力。例：前職でExcelを用いて売上データを効率的に集計した経験
マルチタスク能力	複数のタスクの優先順位付けと効率的な処理能力。例：複数のプロジェクトを同時進行で管理し、期限内に完了させた経験
問題解決能力・柔軟性	予期せぬトラブルへの冷静な対応、状況に応じた臨機応変な対応力。 例：突発的なクレームに対し、迅速かつ適切に対応し解決に導いた経験
サポート精神・協調性	チームや社員を支えることに喜びを感じる姿勢。 例：チームの目標達成のために、裏方として積極的に貢献した経験
細かい作業への注意力・正確性	文書作成やデータ入力におけるミスなく正確な業務遂行能力。 例：経理業務で伝票処理の正確性を評価された経験
学習意欲・成長意欲	新しい知識やスキルを積極的に学び、自己成長を通じて会社に貢献しようとする姿勢。 例：簿記3級取得に向け学習中、ITツールの勉強会に自ら参加

異業種からの転職例に学ぶアピール術

異業種で培った経験は、総務職で強力な武器となります。重要なのは、その経験が総務職の業務にどう活かせるかを具体的に示すことです。

• 販売・接客経験者
  顧客のニーズを察知する力、丁寧な接客スキル、コミュニケーション能力は、社内での円滑な調整や来客対応に直結します。
  【具体例】
  百貨店の販売員として培った「お客様の潜在的なニーズを汲み取る力」は、社内からの要望を正確に把握し、最適な解決策を提供する総務の仕事に活かせます。
• 営業経験者
  課題解決能力、調整力、PCスキルは、社内業務の効率化や関係部署との連携に役立ちます。
  【具体例】
  営業職で目標達成のために培った「課題解決能力」は、社内業務の非効率な点を特定し、改善策を提案する際に大いに役立ちます。
• 経理経験者
  正確性、データ管理能力、簿記知識は、総務の予算管理や経費精算業務に活かせます 。
  【具体例】
  経理で培った「数字に対する正確性」は、備品の発注管理や経費精算において、ミスなく効率的に業務を進める上で強力な武器となります。  
• 事務経験者
  業務効率化の提案やデジタル化推進の経験は、総務のDX推進や業務改善に貢献できます 。
  【具体例】
  前職で請求書処理のデジタル化を提案し、紙ベースの業務を8割削減した経験は、総務のペーパーレス化や業務効率化に貢献できる具体的なアピールポイントとなります。  

志望動機で差をつけるポイント

採用担当者の心に響く志望動機を作成するには、以下の点を意識することが重要です。  

• 結論から述べる
  なぜ総務職を志望するのか、なぜこの会社なのかを冒頭で明確に伝えましょう。  
• 企業への深い理解
  その企業の事業内容、理念、社風に共感した点を具体的に述べ、他の企業では代替できない「この会社でなければならない理由」を明確にしましょう。  
• 具体的な貢献意欲
  自身のスキルや経験が、その企業の総務部門でどのように活かされ、どのような貢献ができるのかを具体的に示しましょう。抽象的な表現ではなく、「例えば、○○」のように具体的なエピソードや行動を交えて説得力を持たせることが求められます。  
• 成長意欲のアピール
  未経験であっても、入社後にどのように学び、成長し、長期的に貢献していきたいかを具体的に伝えましょう。  

推奨される資格と学習意欲の伝え方

総務職への転職に役立つ資格は複数あり、これらを学習中であることや取得予定であることを伝えることで、学習意欲を効果的にアピールできます。  

表3: 総務職に役立つ主要資格

資格名	役立つ業務内容	取得難易度目安
日商簿記2級	経費精算、予算管理など会計関連業務の基礎知識	中程度～やや難しい
衛生管理者	労働環境の管理・改善、従業員の健康管理など労務管理関連業務	やや易しい～中程度
社会保険労務士	労務管理、社会保険、労働法規に関する専門知識	難しい
メンタルヘルス・マネジメント®検定	職場のメンタルヘルスケア、従業員の心の健康管理	やや易しい～中程度
秘書検定	ビジネスマナー、文書作成、電話応対など事務処理能力の基礎	やや易しい
ITパスポート	ITリテラシー、情報セキュリティの基礎知識	やや易しい

学習意欲を伝える際は、単に「勉強しています」と言うだけでなく、具体的な目標を伝えることで、真剣な姿勢を示すことができます。
※「9月までに簿記2級取得を目指し、毎日1時間学習しています」など

特定の資格を持つことにより、未経験であっても特定の分野（例: 労務、経理）への関心や基礎知識があることを示し、より意欲をアピールすることが可能です。

総務職のキャリアパス

総務職は、企業の変革とともにその役割も進化し続けています。
特にDX推進は、総務職の業務内容とキャリアパスを大きく変えつつあります。

DX推進による業務変革・新たなキャリアチャンス

総務職がITツール（ワークフローシステム、RPA、物品管理システム、チャットボット・FAQシステムなど）の導入により、単なる事務作業から「戦略総務」へと進化していることは、前述の通りです。ルーティンワークの自動化が進む一方で、総務担当者はより高度な分析、企画、改善といった業務に注力できるようになります。新しいITツールへの適応力や、業務改善に対する意欲を示すことが、将来のキャリア形成において非常に重要となります。

ワークライフバランスを実現する働き方

総務職は、比較的ワークライフバランスを重視した働き方を実現しやすい職種の一つです。リモートワークやフレックスタイム制の導入が進んでいる企業も多く、プライベートと仕事の両立がしやすい環境が整いつつあります。
例えば、定時退社しやすい環境や、リモートワークが可能な求人（調査によると、経験者募集求人の55.4%、未経験OK求人の43.6%でリモートワークが導入されています ）が増えていることで、趣味の時間や家族との時間を大切にしながら働くことが可能です。  

年収の実態とキャリアパスの展望

総務職の平均年収は396万円と報告されており、日本の平均年収と比較すると低い傾向にあります。しかし、勤務先や経験、求められるスキルによって給与幅は広く、327万円から1,069万円の範囲で分布しています。未経験OK求人の平均年収は466万円であるのに対し、経験者募集求人の平均年収は603万円と、137万円の差があることが示されています。
これは、初期の給与水準が低い可能性がある一方で、経験を積むことで大幅な年収アップが期待できるという、長期的なキャリア投資としての側面を持つことを意味します。未経験であることによって企業は初期段階での給与を抑える傾向にありますが、総務職の幅広い業務経験や、そこで培われる汎用スキルは、個人の市場価値を高め、年収の向上に繋がります。

まとめ

この記事では、未経験から総務職を目指す方に向けて、その魅力と転職の方法を具体的に解説してきました。
総務職は、単なる事務作業ではなく、会社の運営を支え、社員の働きやすい環境を整備し、さらにはDX化の波に乗って進化し続ける、企業にとって不可欠な「縁の下の力持ち」です。

未経験でも、適切なスキル（コミュニケーション能力、PCスキル、マルチタスク能力など）と、前職で培った転用可能な経験を具体的にアピールすることで、十分にこの魅力的なキャリアに挑戦できることを伝えさせていただきました。
販売、営業、経理など、どのようなバックグラウンドを持っていても、自身の強みを総務の仕事に結びつけることで、そのポテンシャルは高く評価されるかと思います。

総務職の仕事は、「人をサポートする喜び」や「会社全体を巻き込んだ改革を起こせる」といったやりがいがあります。
ぜひ今後の選択肢の１つとして持って頂ければ幸いです。

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